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        1、編寫體系文件的基本要求。體系文件的編寫應具有系統(tǒng)性、法規(guī)性、協(xié)調(diào)性、見證性、惟一性與適用性。

2、體系文件編寫的方式。體系文件的編寫可以采用如下方式：

(1)自上而下依次展開方式；

(2)自下而上的編寫方式；

(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。  

2、HSE管理手冊編寫。HSE管理手冊是對組織健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對HSE管理體系的建立與運行有特殊意義。管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于組織的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應組織的實際需要。對于中、小型組織，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)組織為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。  

3、HSE程序文件編寫。程序文件的編寫要符合要求。程序文件內(nèi)容：列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項活動的接口關(guān)系、職責、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項因素由誰干、什么時間干、什么場合(地點)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達到的要求；需形成記錄和報告的內(nèi)容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。  

5．HSE管理作業(yè)文件編寫。

首先應對現(xiàn)行文件進行收集和分析。組織現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定辦法等文件，很多具有管理作業(yè)相同的功能，但也都有其不足之處，應該以HSE管理體系有效運行為前提，以管理作業(yè)文件的要求為尺度，對這些文件再進行一次清理和分析，摘其有用，刪除無關(guān)，按管理作業(yè)文件內(nèi)容及格式要求進行改寫。

其次應編制作業(yè)文件明細表。根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計方案，按體系要素逐級展開，制訂作業(yè)文件明細表，明確部門的職責，對照己有的各種文件，確定需新編、修改和完善的管理作業(yè)文件，制訂計劃在程序文件編制時或編制后逐步完成。由于各組織的規(guī)模、機構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實際不盡相同，則運行控制程序的多少、內(nèi)容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。  　

6．兩書一表的編寫。一般來說，所有從事化工石油工程建設(shè)的施工企業(yè)基層組織，都應編制兩書一表。兩書是指《HSE作業(yè)指導書》和《HSE作業(yè)計劃書》，一表是指《HSE現(xiàn)場檢查表》。  

7．HSE記錄編寫。記錄是管理體系文件的一部分，HSE管理的全過程需要大量的記錄作支持。記錄不僅是預防和糾正措施的依據(jù)，也為審核和評審提供依據(jù)。HSE記錄的設(shè)計應與編制程序文件和(或)作業(yè)文件同步進行，以使HSE記錄與程序文件和作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清晰。  　　

8．體系文件的受控標識與版面要求。

(1)體系文件的受控標識

1)體系文件分為受控文件和非受控文件，應分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章，“受控文件”應制訂程序?qū)ζ溥M行控制。  　　

2)HSE管理體系管理手冊用于對外宣傳和交流時，可加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理，組織內(nèi)部使用時，必須加蓋“受控文件”印章，列入受控范圍。  　　

3)程序文件和管理作業(yè)文件，必須加蓋“受控文件”印章，列入受控范圍，不準向外組織提供或以各種方式變相交流。  　　

4)因情況變化，需增領(lǐng)文件時，應到文件管理部門按手續(xù)領(lǐng)取，嚴禁自行復印。  　　

5)持有者應妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。

(2)體系文件版面要求

組織HSE管理體系管理手冊、程序文件的編制建議采用標準形式，基本要求應符合有關(guān)標準規(guī)定，但文件編碼、頁碼等其他要求應滿足程序文件特有的規(guī)定。管理作業(yè)文件不采用標準形式編制。體系文件和記錄(專用票據(jù)除外)版面推薦均采用A4紙，如圖表較大可折疊裝訂。監(jiān)理單位及其監(jiān)理項目均應建立完善的HSE管理體系，并進行體系的試運行及審核評審。