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1、編寫(xiě)體系文件的基本要求。體系文件的編寫(xiě)應(yīng)具有系統(tǒng)性、法規(guī)性、協(xié)調(diào)性、見(jiàn)證性、惟一性與適用性。
2、體系文件編寫(xiě)的方式。體系文件的編寫(xiě)可以采用如下方式：
(1)自上而下依次展開(kāi)方式；
(2)自下而上的編寫(xiě)方式；
(3)從程序文件開(kāi)始，向兩邊擴(kuò)展的編寫(xiě)方式。
2、HSE管理手冊(cè)編寫(xiě)。HSE管理手冊(cè)是對(duì)組織健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對(duì)HSE管理體系的建立與運(yùn)行有特殊意義。管理手冊(cè)在深度和廣度上可以不同，取決于組織的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)組織的實(shí)際需要。對(duì)于中、小型組織，可以把管理手冊(cè)和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)組織為了便于管理仍把管理手冊(cè)、程序文件分開(kāi)。
3、HSE程序文件編寫(xiě)。程序文件的編寫(xiě)要符合要求。程序文件內(nèi)容：列出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫(xiě)順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)因素由誰(shuí)干、什么時(shí)間干、什么場(chǎng)合(地點(diǎn))干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達(dá)到的要求；需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。
5．HSE管理作業(yè)文件編寫(xiě)。
首先應(yīng)對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行收集和分析。組織現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定辦法等文件，很多具有管理作業(yè)相同的功能，但也都有其不足之處，應(yīng)該以HSE管理體系有效運(yùn)行為前提，以管理作業(yè)文件的要求為尺度，對(duì)這些文件再進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用，刪除無(wú)關(guān)，按管理作業(yè)文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫(xiě)。
其次應(yīng)編制作業(yè)文件明細(xì)表。根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案，按體系要素逐級(jí)展開(kāi)，制訂作業(yè)文件明細(xì)表，明確部門(mén)的職責(zé)，對(duì)照己有的各種文件，確定需新編、修改和完善的管理作業(yè)文件，制訂計(jì)劃在程序文件編制時(shí)或編制后逐步完成。由于各組織的規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實(shí)際不盡相同，則運(yùn)行控制程序的多少、內(nèi)容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。
6．兩書(shū)一表的編寫(xiě)。一般來(lái)說(shuō)，所有從事化工石油工程建設(shè)的施工企業(yè)基層組織，都應(yīng)編制兩書(shū)一表。兩書(shū)是指《HSE作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》和《HSE作業(yè)計(jì)劃書(shū)》，一表是指《HSE現(xiàn)場(chǎng)檢查表》。
7．HSE記錄編寫(xiě)。記錄是管理體系文件的一部分，HSE管理的全過(guò)程需要大量的記錄作支持。記錄不僅是預(yù)防和糾正措施的依據(jù)，也為審核和評(píng)審提供依據(jù)。HSE記錄的設(shè)計(jì)應(yīng)與編制程序文件和(或)作業(yè)文件同步進(jìn)行，以使HSE記錄與程序文件和作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清晰。
8．體系文件的受控標(biāo)識(shí)與版面要求。
(1)體系文件的受控標(biāo)識(shí)
1)體系文件分為受控文件和非受控文件，應(yīng)分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章，“受控文件”應(yīng)制訂程序?qū)ζ溥M(jìn)行控制。
2)HSE管理體系管理手冊(cè)用于對(duì)外宣傳和交流時(shí)，可加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理，組織內(nèi)部使用時(shí)，必須加蓋“受控文件”印章，列入受控范圍。
3)程序文件和管理作業(yè)文件，必須加蓋“受控文件”印章，列入受控范圍，不準(zhǔn)向外組織提供或以各種方式變相交流。
4)因情況變化，需增領(lǐng)文件時(shí)，應(yīng)到文件管理部門(mén)按手續(xù)領(lǐng)取，嚴(yán)禁自行復(fù)印。
5)持有者應(yīng)妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。
(2)體系文件版面要求
組織HSE管理體系管理手冊(cè)、程序文件的編制建議采用標(biāo)準(zhǔn)形式，基本要求應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，但文件編碼、頁(yè)碼等其他要求應(yīng)滿(mǎn)足程序文件特有的規(guī)定。管理作業(yè)文件不采用標(biāo)準(zhǔn)形式編制。體系文件和記錄(專(zhuān)用票據(jù)除外)版面推薦均采用A4紙，如圖表較大可折疊裝訂。監(jiān)理單位及其監(jiān)理項(xiàng)目均應(yīng)建立完善的HSE管理體系，并進(jìn)行體系的試運(yùn)行及審核評(píng)審。
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